Wozu das Protokoll dient
Das Übergabeprotokoll hält den Zustand des Fahrzeugs zu Beginn und Ende der Miete fest. Nur mit diesem Vergleich kannst du einen Schaden dem Mieter zuordnen und die Kaution ganz oder teilweise einbehalten. Ohne Protokoll oder mit lückenhaften Angaben trägst du als Vermieter die Beweislast – und verlierst in der Regel.
Checkliste: Das gehört in jedes Übergabeprotokoll
- Vertragsdaten: Buchungsnummer, Mieter mit Anschrift, alle eingetragenen Fahrer mit Führerscheinnummer und -klasse, Mietzeitraum.
- Fahrzeug: Kennzeichen, Fahrzeugtyp, Kilometerstand bei Übergabe, Tankstand (in Achteln oder Prozent), Gasflaschenstand, Frisch-/Abwassertank.
- Außenzustand: Rundgang mit Fotos aller Seiten, Dach und Unterboden soweit einsehbar; jeder Vorschaden mit Position, Art und Foto.
- Innenzustand: Polster, Boden, Küche, Bad, Fenster, Rollos, Markise; Sauberkeit dokumentieren.
- Inventar: Geschirr, Campingmöbel, Kabeltrommel, Wasserschlauch, Auffahrkeile, Warndreieck, Warnwesten, Verbandkasten, Feuerlöscher, Bedienungsanleitungen, Schlüssel (Anzahl).
- Einweisung: Gasanlage, Heizung, Kühlschrank, Toilette (Kassette), Wasser, Strom/Landanschluss, Markise, Fahrradträger – vom Mieter bestätigt.
- Zahlungen: Kaution erhalten (Betrag, Art), Anzahlung, Restzahlung, offene Beträge.
- Vereinbarungen: Kilometerbegrenzung, Reiseländer, Haustiere, Rauchverbot, Rückgabezeit und -zustand (getankt, Toilette geleert, gereinigt).
- Unterschriften beider Parteien mit Datum und Uhrzeit.
Bei der Rückgabe zusätzlich
- Kilometerstand und Tankstand im Vergleich zur Übergabe; Mehrkilometer und Nachtanken nach den Sätzen im Vertrag.
- Neue Schäden mit Fotos – immer gemeinsam mit dem Mieter besichtigen, solange er anwesend ist.
- Inventar abgleichen, Reinigungszustand und Toilettenkassette prüfen.
- Abrechnung: Kaution abzüglich Schäden, Mehrkilometer, Kraftstoff, Reinigung; Rückzahlungstermin nennen.
Papier oder digital?
| Papierprotokoll | Digitales Protokoll (App) | |
|---|---|---|
| Fotos | separat im Handy, schwer zuzuordnen | direkt am Schaden, mit Zeitstempel in der Buchung |
| Vorschäden | jedes Mal neu erklären | aus der Fahrzeugakte automatisch angezeigt |
| Unterschrift | Durchschlag, oft unleserlich | auf dem Display, PDF sofort per E-Mail |
| Abrechnung | per Hand, Fehleranfällig | Kaution, Kilometer, Tank automatisch berechnet |
| Archiv | Ordner, nach Jahren schwer auffindbar | an der Buchung, jederzeit abrufbar |
Camper Office enthält den digitalen Übergabe- und Rückgabe-Assistenten in jedem Tarif.
Die fünf teuersten Fehler
- Übergabe bei Dunkelheit oder Regen ohne zusätzliche Fotos – Kratzer bleiben unsichtbar.
- „Kleine“ Vorschäden nicht notiert – der Mieter bestreitet später jeden neuen Schaden.
- Tankstand nur geschätzt – Streit um 30 Liter Diesel ist der Klassiker.
- Inventar nicht gezählt – fehlende Adapter, Kabel und Keile summieren sich.
- Rückgabe ohne Mieter – nachträglich festgestellte Schäden sind kaum durchsetzbar.